Garante privacy: Nuove tutele per le mail dei dipendenti
Il Garante ha adottato un provvedimento diretto ai datori di lavoro pubblici e privati al fine di fornire nuove indicazioni utili da adottare per prevenire il trattamento dei dati in contrasto con la disciplina sulla protezione dei dati e le norme a tutela della libertà e dignità dei lavoratori.
L’Autorità garante ha adottato il provvedimento denominato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati” rivolto sia ai datori di lavoro pubblici che privati. Mediante tale documento, il Garante chiede ai datori di lavoro di verificare che i programmi informatici nonché i servizi di gestione della posta elettronica che utilizzano i dipendenti, diano loro la possibilità di modificare le impostazioni base cosicché sia inibita la possibilità di raccolta dei metadati o, comunque, limitandone il periodo di conservazione a massimo 7 giorni. In caso di particolari e comprovate esigenze è possibile estendere di altre 48 ore il periodo di raccolta, oltre i 7 giorni previsti.
I datori di lavoro che per esigenze produttive, organizzative o di tutela del patrimonio hanno la necessità di trattare i metadati per un periodo più lungo di tempo, dovranno effettuare le procedure di garanzia previste dallo Statuto dei lavoratori. Infatti, l’estensione del periodo di tempo di trattazione dei metadati rispetto a quello previsto dal Garante può portare un controllo a distanza dell’attività del lavoratore.
Il documento stilato dall’Autorità garante deriva da alcuni accertamenti effettuati dal Garante stesso e dai quali è emerso che alcuni programmi e servizi di posta elettronica, commercializzati da fornitori anche in versione cloud, sono configurati per poter raccogliere e conservare i metadati relativi all’account di posta elettronica dei dipendenti. Queste sono impostazioni di default del produttore e sono impostazioni preventive e generalizzate, spesso concernono ora, data, luogo, mittente, destinatario, oggetto della mail. Inoltre, in taluni casi, è emerso che i sistemi informatici non consentono ai datori di lavoro di effettuare modifiche ai programmi medesimi per disabilitare la raccolta dei dati e ridurre il periodo di conservazione. (Newsletter Garante privacy n. 517 del 6 febbraio 2024)