Ex dipendente legittimato ad accedere ai messaggi della propria casella di posta elettronica aziendale
Eventuali limitazioni devono essere motivate dal datore di lavoro col riferimento a specifiche e comprovate ragioni, come la tutela di segreti aziendali
Principio importante, quello fissato dal ‘Garante per la privacy’: il lavoratore può accedere ai messaggi del proprio account email aziendale e ai documenti presenti nel computer aziendale dopo la fine del rapporto di lavoro. Pertanto, eventuali limitazioni devono essere motivate dal datore di lavoro col riferimento a specifiche e comprovate ragioni, come la tutela di segreti aziendali.
Proprio applicando questa visione, il ‘Garante’ ha sanzionato (provvedimento del 12 marzo 2026) una compagnia assicurativa con 50mila euro di multa.
Accolto, nel caso specifico, il reclamo di un ex dipendente della compagnia assicurativa, il quale aveva chiesto copia dei messaggi della propria casella di posta elettronica aziendale e dei documenti salvati nel computer aziendale.
A fronte di tale istanza, la società aveva effettuato, all’epoca, un accesso alla posta elettronica dell’ex dipendente e, dopo averne esaminato il contenuto, aveva fornito esclusivamente i messaggi ritenuti strettamente personali, escludendo quelli legati all’attività lavorativa.
La linea d’azione seguita dalla società è stata ‘censurata’ dal ‘Garante’, poiché il diritto di accesso riguarda tutti i dati personali, comprese le comunicazioni intercorse tramite un account aziendale individualizzato, e, quindi, non è legittimo selezionare preventivamente, come fatto dalla società, i contenuti da fornire né limitarli o oscurarli sulla base della distinzione tra ambito personale e professionale.
A margine, poi, il ‘Garante’ ha anche rilevato criticità nella gestione dei dati, in particolare per la mancanza di trasparenza nelle informative e per i tempi di conservazione delle email (cinque anni) e dei dati di navigazione (dodici mesi), ritenuti non proporzionati rispetto alle finalità dichiarate.
Oltre a pagare la multa, comunque, la società dovrà consentire all’ex dipendente l’accesso integrale ai dati richiesti e dovrà poi adeguare informative e policy interne alla normativa sulla privacy.